Wie Arbeitgeber 2.000 Euro Bußgeld vermeiden – Ratgeber Arbeitsrecht

von Rechtsanwalt Timm Laue-Ogal

Das neue Nachweisgesetz – vom Papiertiger zum Bußgeldrisiko

Das Nachweisgesetz führte bislang ein Schattendasein in Deutschland. Es befasst sich mit den Vertragsbedingungen, die der Arbeitgeber seinen Beschäftigten auf deren Anforderung hin mitzuteilen hat. Verstöße durch den Arbeitgeber wurden nicht sanktioniert. Das ändert sich schon ab dem 01.08.2022: Künftig kann aber bei einem Verstoß gegen das Nachweisgesetz ein Bußgeld von bis zu 2.000 Euro pro Verstoß fällig werden.

Wie kam es dazu?

Der deutsche Gesetzgeber hat eine von der EU vorgegebene Vorgabe umgesetzt, und das sogar pünktlich. In der EU-Richtlinie zu transparenten Arbeitsbedingungen wird gefordert, dass die Mitgliedstaaten bis zum 31.07.2022 Vorgaben für Arbeitsvertragsklauseln umsetzen. Bislang hat Deutschland solche Fristen gerne einmal verstreichen lassen und deshalb Bußgelder an die EU bezahlt. Hier aber passierte die Änderung des Nachweisgesetzes den Bundestag ziemlich fix. Die Neuregelung gilt also ab dem 01.08.2022!

Der Vorher-Nachher-Vergleich

Das Nachweisgesetz hat in seinem § 2 Abs. 1 S. 1 bislang nur geregelt, dass Arbeitgeber die wichtigsten Vertragsbedingungen binnen eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses dem Arbeitnehmer auf Anforderung mitzuteilen haben. Hierbei handelt es sich nach § 2 Abs. 1 S. 2 NachwG um folgende Punkte:

• Name und Anschrift der Vertragsparteien (Nr. 1)
• Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses (Nr. 2)
• Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung (Nr. 3)
• Arbeitsort (Nr. 4)
• Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit (Nr. 5)
• Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts (Nr. 6)
• Arbeitszeit (Nr. 7)
• Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs (Nr. 8)
• Kündigungsfristen (Nr. 9)
• Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind (Nr. 10).

Ab dem 1. August 2022 aber müssen nach dem geänderten Gesetz zusätzlich folgende Vertragsbedingungen schriftlich niedergelegt werden:

• Bei befristeten Arbeitsverhältnissen: Enddatum des Arbeitsverhältnisses (Nr. 3)
• freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer (Nr. 4)
• Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit (Nr. 6 neu)
• Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung (Nr. 6 alt, Nr. 7 neu)
• Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen (Nr. 7 alt, Nr. 8 neu)
• Regelungen bei Arbeit auf Abruf nach § 12 TzBfG (Nr. 9 neu)
• Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen (Nr. 10 neu)
• Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen (Nr. 12 neu)
• Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers – die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist (Nr. 13 neu)
• Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Wird über die 3-Wochen-Frist nicht informiert, ist die Kündigungsschutzklage allerdings trotzdem verspätet (Nr. 9 alt, Nr. 14 neu).

Neu im Nachweisgesetz ist zudem, dass Arbeitgeber bereits am ersten Arbeitstag neuen Arbeitnehmern einen Teil der Informationen (Name und Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und Überstunden, Arbeitszeit) schriftlich auszuhändigen haben. Weitere Informationen (insbes. Beginn des Arbeitsverhältnisses, ggf. Befristung, Arbeitsort, Tätigkeitsbeschreibung und Überstunden) müssen innerhalb von sieben Tagen nachgereicht werden. Für die übrigen Informationen hat der Arbeitgeber einen Monat Zeit.

Nach § 2 Abs. 1 S. 1 NachwG n.F. hat der Arbeitgeber schließlich die wesentlichen Vertragsbedingungen des Arbeitsverhältnisses innerhalb obiger Fristen

„schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen“.

Daraus ergibt sich, dass für den Nachweis der im NachwG gelisteten Vertragsbedingungen die Schriftform gefordert wird und die elektronische Form nicht ausreichend ist.

Für wen gelten die Änderungen?

Die neuen Nachweispflichten gelten unmittelbar gegenüber allen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die ihr Beschäftigungsverhältnis am 1. August 2022 beginnen.

Verträge von Mitarbeitenden, die bereits vor dem 1. August 2022 beschäftigt waren, bleiben hingegen unverändert. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben durch das neue Nachweisgesetz allerdings das Recht, ihren Arbeitgeber dazu aufzufordern, ihnen die neuen Informationen mitzuteilen. Dieser muss dann grundsätzlich innerhalb von sieben Tagen reagieren und bereits die wesentlichen Arbeitsbedingungen schriftlich aushändigen.

Weitere Informationen etwa über das Kündigungsverfahren, den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung oder Fortbildungen müssen spätestens innerhalb eines Monats bereitgestellt werden. Das kann jeweils auch durch ein Informationsblatt geschehen, das aber ebenfalls in Schriftform ausgehändigt werden muss.

Was ist jetzt zu tun?

Die Politik ging davon aus, dass nur etwas 10 % der Unternehmen Änderungsbedarf aufgrund der neuen Vorgaben des Nachweisgesetzes haben werden.

Das dürfte ein fulminanter Irrtum sein. Tatsächlich werden die allermeisten Arbeitgeber ihre Arbeitsvertragsformulare um die zusätzlichen Bedingungen ergänzen und ein Informationsblatt dazu erstellen müssen. Nur so kann verhindert werden, der Gefahr eines Bußgeldes zu entgehen. Natürlich gilt auch hier der Grundsatz: „Wo kein Kläger, da kein Richter.“ Wenn aber Beschäftigte ihre Arbeitsbedingungen anfordern, sollte jeder Arbeitgeber sich gut vorbereitet haben. Gerade die Vorgaben zur transparenten Regelung der Anordnung und Vergütung von Überstunden dürften für viele Angestellte von großem Interesse sein.

Wie können wir Ihnen helfen?

Im rechtskontor49 beraten Sie die Rechtsanwälte Timm Laue-Ogal und Dustin Hirschmeier zu allen Fragen der Arbeitsvertragsgestaltung. Melden Sie sich gern bei uns, wenn Sie als Arbeitgeber Klärungs- und Ergänzungsbedarf haben.

Und bitte achten Sie darauf: Es ist nicht mehr viel Zeit bis zum 01.08.2022!